Wer als Steuerberaterin oder Steuerberater eine eigene Kanzlei gründet, plant zuerst Klientenstamm, Software und Personal. Die Kanzleiräume laufen oft nebenher mit, dabei prägen sie den Arbeitsalltag jeden Tag: wie ruhig das Team arbeiten kann, wo Belege und Akten liegen und welchen Eindruck Klienten beim ersten Gespräch bekommen. In der Hochsaison rund um die Jahresabschlüsse merkt man jede Schwäche im Grundriss doppelt.
Wir planen, bauen und vermieten als Bauträger im Großraum Innsbruck auch Büro- und Kanzleiflächen. In diesem Beitrag geht es darum, was eine Steuerberatungskanzlei räumlich braucht, worauf Sie bei Archiv, Datenschutz und Technik achten und ob sich Mieten oder Kaufen mehr lohnt. Berufsrechtliche Fragen klären Sie mit der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.
Was eine Steuerberatungskanzlei räumlich braucht
Wie groß die Kanzlei sein muss, hängt vor allem davon ab, wie viele Arbeitsplätze Sie heute und in fünf Jahren besetzen wollen. Wichtiger als die Quadratmeter ist, dass die einzelnen Bereiche zusammenpassen:
| Bereich | Wofür | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Arbeitsplätze | Buchhaltung, Lohnverrechnung, Bilanzierung | Tageslicht, ruhige Bildschirmarbeit, Netzwerk an jedem Platz |
| Besprechungsraum | Erstgespräche, Bilanzbesprechungen | schallgeschützt, abseits des Empfangs, Platz für mehrere Personen |
| Empfang | Belegübergabe, Termine, Telefon | Ablagefläche für Belegordner, Blick zur Eingangstür |
| Archiv | Belege, Akten, Verträge | abschließbar, nur für befugte Personen zugänglich |
| Technik | Server, Router, Datensicherung | abschließbarer Schrank oder Raum, eigene Absicherung, Belüftung |
| Teeküche | Team | in der Hochsaison sind die Tage lang |
Unsere Fläche in Rum zeigt, wie das aussehen kann: Empfang und Wartebereich vorne, dahinter drei getrennte Räume mit 13,20, 13,30 und 19,65 m² für Arbeitsplätze oder Besprechung, ein kleiner Raum mit 8,90 m² für Technik oder Ablage und 52,15 m² Lager im Untergeschoss.
Archiv, Verschwiegenheit und Datenschutz
Eine Steuerberatungskanzlei arbeitet mit vertraulichen Zahlen. Das betrifft nicht nur die Software, sondern auch den Grundriss. Bücher und Belege müssen in Österreich grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt werden, und auch wenn immer mehr digital läuft, landen viele Ordner zumindest vorübergehend in der Kanzlei. Planen Sie deshalb:
- ein abschließbares Archiv außerhalb der Arbeitsräume, etwa im Keller oder Lager,
- keinen Weg für Klienten vorbei an Arbeitsplätzen, auf deren Bildschirmen fremde Zahlen stehen,
- einen Besprechungsraum mit gutem Schallschutz, damit Gespräche über Gehalt, Erbschaft oder Firmenverkauf im Empfang nicht zu hören sind,
- massive Wände statt leichter Trennwände zwischen Besprechung und Wartebereich.
Technik: was eine Kanzlei heute an Leitungen braucht
Als Elektromeister sehe ich in Büroflächen immer wieder dasselbe: Das Team zieht ein, und erst dann zeigt sich, dass Netzwerkdosen fehlen oder der Server an einem Stromkreis mit der Kaffeemaschine hängt. Für eine Steuerberatungskanzlei sind diese Punkte wichtig:
- ein Glasfaseranschluss für Datenaustausch, Cloud-Buchhaltung und Videogespräche,
- Netzwerkdosen an jedem Arbeitsplatz statt WLAN allein,
- eigene Stromkreise für Server und Netzwerktechnik, idealerweise mit unterbrechungsfreier Stromversorgung,
- genügend Steckdosen an jedem Platz für zwei Bildschirme, Scanner und Ladegeräte.
Muss eine Bestandsfläche dafür umgebaut werden, übernehmen wir das als Generalübernehmer: Wir planen, vergeben, beschaffen das Material und beaufsichtigen die Arbeiten, die Ausführung liegt bei konzessionierten Tiroler Fachbetrieben. Weil wir Material gebündelt über laufende Projekte einkaufen, ist das in der Regel günstiger als die Direktvergabe. Die Elektro- und Netzwerkinstallation übernehmen wir auch als Einzelauftrag, ebenso einen Trockenbau für zusätzliche Raumteilungen.
Lage: Erreichbarkeit schlägt Adresse
Klienten kommen meist nicht spontan, sondern mit Terminen und oft mit Ordnern unter dem Arm. Für sie zählt ein Parkplatz vor der Tür mehr als eine Adresse in der Altstadt. Weil der Kontakt zum Finanzamt heute fast ausschließlich elektronisch läuft, ist die Nähe zu Behörden kein Argument mehr. Wichtiger ist, wo Ihre Klienten sitzen: Im Bezirk Innsbruck-Land, in Hall oder im Inntal spart ein Standort am Stadtrand allen Beteiligten Zeit. Rum liegt an der Tiroler Bundesstraße, rund 8 Minuten vom Innsbrucker Zentrum und 11 Minuten von Hall, mit Bushaltestelle vor dem Haus.
Mieten oder kaufen
Für die Gründungsphase ist Mieten meist die vernünftige Wahl, weil das Kapital in Software, Ausstattung und die ersten Mitarbeiter fließt. Spätestens mit einem stabilen Klientenstamm lohnt sich ein Blick auf den Kauf. Eigene Kanzleiräume sind Teil der Altersvorsorge, und bei einer späteren Kanzleiübergabe können Sie die Räume an die Nachfolgerin oder den Nachfolger vermieten. So bleibt Ihnen auch nach dem Ruhestand eine laufende Einnahme.
Ein Punkt spricht für Kanzleien bei beiden Varianten: Steuerberatungsleistungen sind umsatzsteuerpflichtig. Eine Miete oder ein Kaufpreis zuzüglich Umsatzsteuer ist für Ihre Kanzlei deshalb in der Regel neutral, weil Sie die Vorsteuer abziehen können. Die genaue Rechnung kennen Sie selbst am besten. Eine allgemeine Gegenüberstellung finden Sie im Beitrag Gewerbeimmobilie kaufen oder mieten.
In Rum ist beides möglich: Einheit 02 lässt sich auf Anfrage als Paket kaufen, alternativ das ganze Gebäude mit den vermieteten Einheiten im Erdgeschoss, siehe Verkaufsinserat. Zur Miete steht die Fläche sofort bereit: Büro oder Kanzlei in Rum bei Innsbruck mieten.
Ablauf: von der Flächensuche bis zum ersten Klienten
- Bedarf festlegen: Arbeitsplätze heute und in fünf Jahren, Besprechungsraum, Archiv.
- Standort eingrenzen: Wo sitzen Ihre Klienten, wie kommen sie zu Ihnen, wo parken sie?
- Flächen besichtigen und die Arbeitsplätze auf dem Plan einzeichnen.
- Miet- oder Kaufvertrag abschließen, mit „Steuerberatungskanzlei“ als Verwendungszweck und einer Laufzeit, die zu Ihrer Planung passt.
- Die Kanzleianschrift als Berufssitz der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bekannt geben.
- Ausbau: Netzwerk, Stromkreise, Archiv, gegebenenfalls zusätzliche Raumteilung.
- Umzug der Technik, Test der Datensicherung, Eröffnung.
Häufige Fragen
Wie viel Platz braucht eine Steuerberatungskanzlei?
Das hängt von der Zahl der Arbeitsplätze ab. Für Räume, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten, gibt die Arbeitsstättenverordnung Mindestflächen vor. Dazu kommen Empfang, Besprechungsraum, Archiv und Sanitär. Unsere Fläche in Rum mit 114,70 m² und separatem Lager passt für eine kleine bis mittlere Kanzlei mit Empfang, Besprechungsraum und mehreren Arbeitsplätzen.
Ist eine Miete mit Umsatzsteuer für eine Steuerberatungskanzlei ein Nachteil?
In der Regel nicht. Weil Steuerberatungsleistungen umsatzsteuerpflichtig sind, können Sie die Umsatzsteuer auf die Miete als Vorsteuer abziehen. Anders kann es aussehen, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen.
Kann ich die Kanzleiräume in Rum auch kaufen?
Ja. Neben dem Gesamtobjekt ist auf Anfrage ein Kauf in Paketen möglich, Einheit 02 also auch einzeln als eigene Kanzlei. Wer zuerst mieten möchte, kann die Fläche sofort beziehen.
Eignet sich eine Fläche, die als Ordination geplant ist, für eine Kanzlei?
Ja, oft sogar gut: Empfang, Wartebereich und mehrere getrennte Räume entsprechen dem, was eine Kanzlei braucht. Für unsere Einheit in Rum gibt es neben dem Ordinationsplan auch eine Planvariante als Büro, die sich unkompliziert umsetzen lässt.
Fazit
Gute Kanzleiräume sind ruhig, gut erreichbar und von Anfang an technisch vorbereitet. Planen Sie Archiv, Besprechung und Netzwerk mit, bevor Sie unterschreiben, und rechnen Sie bei einem stabilen Klientenstamm den Kauf durch. Als umsatzsteuerpflichtige Kanzlei haben Sie dabei einen Vorteil, den viele andere Mieter nicht haben.
Sie suchen Kanzleiräume im Großraum Innsbruck oder möchten eine Fläche umbauen? Rufen Sie uns an unter +43 699 19000019, schreiben Sie an info@mce-baukonzepte.com oder fordern Sie direkt das Exposé für Rum an.
